Stížnosti přijímá výhradně podatelna magistrátu města, a to v písemné podobě nebo v elektronické podobě podepsané zaručeným elektronickým podpisem s uvedením jména a adresy stěžovatele. Za písemně podané se považují i stížnosti podané prostřednictvím elektronické pošty bez zaručeného elektronického podpisu, faxu či jiného prostředku umožňujícího dálkovou dopravu písemností. Takto doručené stížnosti se zaevidují na podatelně magistrátu města a nakládá se s nimi jako se stížnostmi řádně podanými. K anonymním stížnostem se nepřihlíží.

Je-li stížnost podána ústně a nelze ji vyřídit na místě ihned, je zaměstnanec magistrátu města, na kterého se stěžovatel obrátil, povinen umožnit stěžovateli sepsání stížnosti formou protokolu v budově magistrátu města a zajistit její přijetí prostřednictvím podatelny magistrátu města.

V případě, že občan není z důvodu snížené gramotnosti, tělesného postižení apod. schopen sám stížnost sepsat, sepíše s ním stížnost zaměstnanec magistrátu města, na kterého se občan obrátil. Po sepsání stížnosti příslušný zaměstnanec seznámí občana s obsahem stížnosti, předloží mu stížnost k podpisu a zajistí její přijetí prostřednictvím podatelny magistrátu města.

Lze podat opakovanou stížnost. V takovém případě vedoucí příslušného odboru prověří, zda prvotní stížnost byla věcně správně vyřízena a zda ze strany města byly vyčerpány možnosti zjednání nápravy. Toto zjištění sdělí stěžovateli s upozorněním, že stěžovatel může v souladu se správním řádem požádat nadřízený správní orgán o přešetření způsobu vyřízení stížnosti.